Wat is onboarding?

Employee onboarding is een hot-topic bij bedrijven en HR medewerkers. Maar wat is onboarding precies? En hoe zet je onboarding in als organisatie? Wij vertellen je er alles over.

Welkom in ons bedrijf

In het kort betekent employee onboarding het proces van het verwelkomen van een nieuwe werknemer in een organisatie. Idealiter is het een warm welkom waarbij een nieuwe werknemer alle benodigde informatie, hulp en begeleiding krijgt. Hoe beter een nieuwe werknemer wordt ontvangen, hoe gemakkelijker deze integreert binnen de organisatie en hoe sneller deze productief aan de slag kan. Prettig voor de werknemer en kostenbesparend voor de werkgever.

Het belang van een goed welkom

Één van de belangrijkste pijlers van werknemersgeluk en betrokkenheid is weten wat er van je verwacht wordt. Waarvoor ben je aangenomen? Wat is je belangrijkste doelstelling? Dat moet vanaf moment 1 duidelijk zijn. Een warm welkom kan er voor zorgen dat je meteen productief aan de slag kunt gaan bij de organisatie en je sneller op je plek voelt. De kans dat je binnen een half jaar weer vertrekt neemt daardoor ook aanzienlijk af.

“Wist je dat werknemers die een bedrijf binnen 6 maanden verlaten een werkgever gemiddeld €50.000 kosten? Het vroegtijdig vertrekken van werknemers kun je beperken door juiste onboarding.”

Maar hoe zorg je nou dat je werknemer goed wordt ontvangen?

 

Tien tips om een werknemer juist te ontvangen

1. Aankondiging

Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de komst van de nieuwe collega. Tenminste de directe collega’s en manager moeten hier van op de hoogte zijn. Ideaal is het vermelden de naam, functie, werkzaamheden van de persoon, maar ook wat persoonlijke informatie. Zo is het gemakkelijker om een connectie met het team te maken.

2. Maak een welkomstpakket

Ikea Nederland is hier sterk in: voor de eerste werkdag ontvangt een nieuwe werknemer een welkomspakket thuis met alle informatie over het bedrijf en een cadeaubon. Erg attent en fijn voor de werknemer: deze voelt zich meteen welkom.

3. Zorg voor de juiste begeleiding

De eerste dag op het werk is vaak een lastige. Veel nieuwe gezichten, namen en handelingen die je moet leren. Juist de eerste dagen zijn vaak cruciaal voor het succes van de nieuwe werknemer. Zorg daarom dat een collega vanaf het eerste moment de begeleiding op zich neemt en de nieuwe werknemer op zijn of haar gemak laat voelen.

Vertel ook vooral zaken die voor huidige werknemers de ‘normaalste zaak van de wereld zijn’, dat zijn ze voor nieuwe werknemers vaak niet.

4. Gebruik een smoelenboek of introduceer mensen

Zijn er belangrijke mensen in de organisatie waar de nieuwe werknemer veel mee te maken krijgt? Of wordt er veel waarde gehecht aan hiërarchie in de organisatie? Zorg dat de nieuwe werknemer op de hoogte is van wie-wie is en laat deze niet zomaar op zoek gaan naar ‘Jeroen’, maar leg uit wie Jeroen is, wat hij doet en waarom deze persoon voor de nieuwe werknemer belangrijk is.

5. Maak een welkoms handboek

Wil je de bedrijfscultuur voor elke nieuwe werknemer goed introduceren? Denk dan eens aan een welkoms handboek! Een voorbeeld hiervan is het ‘Welkom bij Voys‘ handboek. Hierdoor maken werknemers meteen kennis met het hele bedrijf en de bedrijfscultuur.

6. Leg ‘vakjargon’ of ‘bedrijfsjargon’ uit

Veel bedrijven gebruiken bepaalde woorden die voor de organisatie heel logisch zijn, maar voor nieuwkomers totáál onduidelijk. ‘Even een vier uurtje doen’, ‘bila’, of ‘dat vliegen we hier anders aan’ kan voor veel vragen en onduidelijkheden zorgen bij nieuwe werknemers. Uitleggen dus!

Trouwens ook heel belangrijk voor ‘inside jokes’. Als een nieuwe medewerker geen idee heeft waar dit over gaat, kan hij of zij dit persoonlijk betrekken en zich hier onzeker over voelen. En dat moet absoluut niet de bedoeling zijn!

7. De (ongeschreven) regels

Elk bedrijf kent (ongeschreven) regels. Bepaalde manieren van kleden, elkaar aanspreker of feedback geven. Zorg dat dit ook duidelijk is voor de nieuwe werknemer en spreek hem of haar daar desgewenst op aan, het liefst in de eerste week al. Dat maakt het intergratie proces een stuk gemakkelijker.

8. Vergeet de kleine dingen niet

Hoe werkt de kopieermachine? Hoe kom ik bij de fietsenstalling? Wordt er voor lunch geregeld? Wat doen we met kado’s voor collega’s? Dat lijken ogenschijnlijk kleine dingen, maar juist deze kleine dingen maken het verschil tussen ‘je verloren voelen’ op je nieuwe baan en ‘heel erg welkom’. Adresseren en vertellen dus!

9. Besteed aandacht aan de teamdynamiek (wie is wie, wie doet wat) en leer elkaar kennen!

Soms duurt het maanden voordat een nieuwe collega alle namen kent, laat staan wie wat doet. Dat is onhandig, want het belemmert belangrijke communicatie en zorgt dat meer zaken fout gaan. Zorg er dus voor dat je voldoende aandacht besteed om de rolverdeling binnen team uit te leggen en geef collega’s ruimte om elkaar de eerste weken beter te leren kennen. Gezamenlijk lunchen of een kop koffie drinken kan hierbij bijdragen. Zorg dat elk teamlid hier ook voor open staat en dit actief uitvoert.

10. Gezelligheid is de sleutel

Naast alle ‘saaie’ zaken is elkaar leren kennen een wezenlijk onderdeel van goed functionerende teams. Zorg dus ook vooral voor veel gezelligheid. Ga samen lunchen, uit eten of een biertje drinken. Een nieuwe collega leert hierdoor het team gemakkelijker kennen en wordt ook gemakkelijker door het team opgenomen. Samen sta je als team sterker.

onboarding welkom op je nieuwe plek

Hoe geweldig is jouw werk? Deel je ervaring op Jobsome.nl!